Indviklede regler og formalia kan være svære at gennemskue, og selv små fejl kan koste dyrt.

Lejelovens regler om udarbejdelse af det varmeregnskab, som udlejere en gang om året skal aflægge overfor lejerne, er så indviklede, at mange udlejere står til at miste mange penge på selv små og ubetydelige fejl. I huslejenævnet og boligretten er der sjældent hjælp at hente; reglerne fortolkes og anvendes meget nidkært. Egentlig lyder det meget enkelt, når det i lejeloven er fastslået, at udlejeren kan kræve sine udgifter til levering af varme og varmt vand (det vil sige opvarmning af brugsvand) refunderet af lejeren, men virkeligheden er en anden. Reglerne giver gang på gang anledning til fejl, misforståelser og konflikter mellem udlejere og lejere.

Levering af varme

Hvis udlejer leverer varme, så skal der aflægges regnskab efter reglerne. Helt grundlæggende er det således, at hvis udlejer leverer varme, så skal udgiften hertil afregnes særskilt og må ikke være indeholdt i lejen. Selvom det kan være nemmere i visse situationer blot at aftale en samlet betaling, der indeholder det hele (for eksempel både leje, varme, vand og måske også elektricitet), er dette altså ikke lovligt og kan medføre krav om tilbagebetaling af store beløb.

citat start

...Reglerne giver gang på gang anledning til fejl, misforståelser og konflikter mellem udlejere og lejere...

citat slut

Aflæggelse af varmeregnskab kan kun undgås, hvis udlejer slet ikke leverer varme, nemlig i de situationer, hvor lejer selv står for indkøb af fyringsolie eller anden energikilde. Det forekommer i praksis kun, hvor der er tale om helt enkeltstående lejemål, for eksempel fritliggende boliger på landbrugsejendomme eller hvor lejemålet opvarmes individuelt med for eksempel elektricitet og/eller brændeovn.

Når der skal aflægges regnskab overfor lejer, så skal udlejer udarbejde særskilte regnskaber for varme og vand, og man må ikke slå det sammen i et samlet regnskab. Der skal være et særskilt varmeregnskab med opgørelse og efterbetaling eller tilbagebetaling og det samme for så vidt angår vandforbruget i et andet, særskilt regnskab. Begge regnskaber skal hver for sig opfylde alle de formelle krav, der er nogenlunde ens for begge typer regnskaber.

Regnskabsperiode

Et regnskabsår er 12 måneder, og lejer skal have regnskabet senest fire måneder efter. Efter lejeloven løber forbrugsregnskaberne fra 1. juni til 31. maj, men udlejer kan i lejekontrakten fastsætte en anden regnskabsperiode, og udlejer kan med seks ugers varsel ændre regnskabsperioden, men en eventuel omlægningsperiode må ikke være længere end 18 måneder. Hvis lejemålet opvarmes med fjernvarme, skal varmeregnskabet følge samme periode som varmeværket anvender, og det samme gælder som udgangspunkt også for vandregnskabet. Her kan udlejer dog bestemme, at vandregnskabet skal følge varmeregnskabsåret og slippe for at sende regnskaber ud mere end en gang om året.

I ejendomme med kun et enkelt lejemål giver beregningen vel næsten sig selv. Udlejer kan konstatere et vist forbrug og har afholdt en given udgift hertil, og lejer har for sit vedkommende betalt et a conto beløb til udlejer. Hvis der er brugt for flere penge, end lejeren har betalt i årets løb, skal lejer efterbetale differencen - og udlejer skal tilbagebetale, hvis det forholder sig omvendt. Der gælder særlige frister for disse betalinger.

Hvis der er mere end et lejemål i ejendommen, så skal udlejer fordele varmeudgiften mellem lejerne. Dette sker normalt efter målere, som aflæses en gang årligt, men kan også ske efter andre "sædvanlige beregningsregler", som kan være bruttoetageareal eller rumfang. Ejendommens samlede forbrug, og andelen for det enkelte lejemål, skal fremgå af regnskabet, ligesom fordelingen skal beskrives. På landbrugsejendomme har vi ofte sager, hvor udlejer benytter et halm- eller pillefyr til at opvarme sit eget stuehus samt en eller flere udlejningsboliger på gården eller i nærheden heraf. Dette giver helt særlige udfordringer m.h.t. opgørelsen, og der er nu en vis retspraksis for at denne type opvarmning kan betragtes på samme måde som fjernvarme, hvilket normalt er en fordel for udlejer.

Kun selve varmeudgiften må tages med i regnskabet

Varmeregnskabet må kun indeholde selve varmeudgiften, det vil sige udgiften til energiforbruget i regnskabsperioden.

Det betyder for eksempel, at udlejers udgifter til vedligeholdelse og modernisering af varmeanlægget normalt ikke kan medtages i varmeregnskabet. Det samme gælder udgift til skorstensfejning, eftersyn af gasfyr og oliefyr samt, og dette er en meget almindelig fejl, udgiften til udarbejdelse af varmeregnskabet, hvis for eksempel udlejer bruger en revisor eller et varmemålerfirma til denne opgave. Hvis der er fjernvarme i ejendommen, kan udlejer dog medtage den samlede udgift, som er betalt til varmeværket, uanset hvad denne opkrævning indeholder.

Forbrugsregnskabet skal være kommet frem til lejer senest fire måneder efter regnskabsårets udløb. Hvis der opvarmes med fjernvarme, skal regnskabet foreligge hos lejer senest tre måneder efter at udlejer har modtaget årsafregningen fra fjernvarmeværket. Denne dato skal fremgå af regnskabet. Alle forbrugsregnskaber skal indeholde oplysning om lejers adgang til at gøre indsigelse, nemlig seks uger efter at regnskabet er kommet frem til udlejer. Indsigelse skal være skriftlig og angive på hvilke punkter regnskabet ikke kan godkendes. Udlejer har herefter en yderligere frist på seks uger til at indbringe sagen for huslejenævnet, hvis udlejer har et krav om efterbetaling og dette krav ønskes fastholdt.

Fristerne skal overholdes - ellers koster det penge

Hvis udlejer ikke overholder fristen for udsendelse af varme- og vandregnskaber, mister udlejer krav på efterbetaling, og der er eksempler på, at boligretter ovenikøbet har givet lejere medhold i, at der, hvis der ikke aflægges noget regnskab, slet ikke skal betales for forbruget.

Hvis regnskabet ikke indeholder de korrekte oplysninger, herunder for eksempel oplysning om adgangen til at gøre indsigelse, så gælder det samme. Ingen efterbetaling.

Hvis regnskabet ikke fremkommer inden to måneder efter fristen er udløbet, kan lejer undlade at indbetale a conto varme- og vandbidrag indtil regnskabet fremkommer.

Husk endelig også at alle disse regler ikke kan fraviges ved aftale. Det nytter altså ikke noget at opfinde sine egne ordninger og skrive det ind i lejekontrakten.