Nye regler: Regninger i ringbind kan koste dig millionbøde

Alle, der har registreret et ApS eller A/S, skal nu være opmærksomme på, at man snart skal bogføre og arkivere sine bogføringsbilag i et digitalt bogføringsprogram. Med andre ord er det ikke længere nok, at man arkiverer sine regninger i ringbind i reolen eller i en mappe på sin computer.

I en pressemeddelelse oplyser Seges Innovation, at de nye krav er en del af en ny bogføringslov, som træder i kraft den 1. juli 2024. Loven gælder for virksomhedernes førstkommende regnskabsår, hvilket for langt de fleste vil betyde 1. januar 2025. For virksomheder med forskudt regnskabsår kan det dog være endnu tidligere.

- Den nye bogføringslov har store konsekvenser for de mange landbrugsvirksomheder, der er registreret som ApS eller A/S. Derfor er det rigtigt vigtigt, at man allerede nu får styr på at arkivere sine bilag digitalt og sikrer sig at bogføringen sker digitalt, så man kan leve op til loven, siger Vibeke Rasmussen, der er chefkonsulent hos Seges Innovation.

Ifølge hende kan den nye lov ramme mere end 2.000 danske landbrugsvirksomheder med selskabsform. Udover digital arkivering pålægger loven virksomheder at foretage såkaldt elektronisk realtidsbogføring, hvor alle økonomiske transaktioner som eksempelvis bogføring af leverandør- og omkostningsfakturaer registreres digitalt umiddelbart efter, at de har fundet sted.

Vibeke Rasmussen er chefkonsulent hos Seges Innovation. Foto: Seges Innovation

Bogføringsprogram løser problemet

Ifølge Vibeke Rasmussen er den letteste løsning at bruge landbrugets digitale bogføringsprogram InterCount, som blandt andet er udviklet for at kunne imødekomme behovene i lovgivningen, og som derfor er godkendt af Erhvervsstyrelsen til formålet.

- Hvis man ikke i dag har et digitalt program til den daglige bogføring, er det en perfekt anledning til at komme i gang med InterCount. Programmet er udviklet og tilpasset behovene i en landbrugsvirksomhed, og kan samtidig automatisere en række processer i forbindelse med bilagshåndteringen, så man sparer tid i det administrative arbejde, siger hun.

Se også:

Vær på forkant med loven og spar tid

Chefkonsulenten påpeger, at InterCount også kan hjælpe med udstedelse af salgsfakturaer. Med den nye bogføringslov er det nemlig ikke længere tilladt for virksomheder i selskabsform at udstede fakturaer i Word- eller Excel-format.

Risiko for store bøder

Hvis man ikke kommer med på den digitale vogn, kan det have alvorlige konsekvenser. Overtrædelse af den nye bogføringslov kan medføre betydelige bøder på helt op til 1,5 millioner kroner.

Virksomhedens bilag skal opbevares digitalt i mindst fem år efter det regnskabsår, som de vedrører. Det er virksomhedslederens ansvar at sikre, at bogføringsmaterialet er gemt korrekt, tilgængeligt, løbende sikkerhedskopieret og kan genskabes i tilfælde af tab eller skade.

Personligt ejede virksomheder bliver også omfattet af den nye lov dog først senere. Det bliver formentligt fra 1. januar 2026.