De fleste kender det: Skrivebordet flyder med bunkevis af fakturaer, som skal sættes i mapper, føres i kassebog og sendes til betaling. Sådan er situationen nok for mange landmænd. Det er besværligt, tidskrævende - og nødvendigt.
Nu findes der imidlertid et nyt system, som kan lette arbejdsbyrden. Videncentret for Landbrug har i samarbejde med de lokale rådgivningsvirksomheder i DLBR udviklet et elektronisk arkiv til brugere af økonomisystemet Ø90. Systemet blev testet i foråret og er nu tilgængeligt for alle.
E-arkiv kan sammen med e-faktura samle alle regnskabsdata, foderplaner osv., så landmændene slipper for papirerne på skrivebordet og mapperne på reolerne.
- Systemet betyder, at landmandens arbejde med fakturaer og regnskab bliver klart lettere. Han får et værktøj, som giver overblik og mulighed for at træffe de økonomisk mest fordelagtige beslutninger om indkøb, fortæller Jens Juul Andersen, konsulent i Videncentret for Landbrug.
Godt tidspunkt
Systemet kommer på et tidspunkt, hvor det fra 1. november 2013 er et krav, at alle med et CVR-nummer skal have en digital postkasse til sikker post fra det offentlige.
- Det passer godt i forhold til de tanker, der lægger bag betalingsmodellen med e-faktura. Måden at logge på her er den samme som til den digitale postkasse. Kommunikationen med myndigheder og det offentlige bliver mere og mere digital, fortæller Jens Juul Andersen.
Arkivet har en søgefunktion, så et er muligt at gå tilbage og se, hvad et givet produkt kostede sidst. Eller man kan søge på bestemte ord som for eksempel lønsedler.
Landmanden kan også dele sit arkiv med andre og lade sin regnskabsassistent få adgang til sine regnskabsbilag. Med e-faktura kan landmanden modtage, godkende og arkivere sine fakturaer elektronisk. Det fungerer både på pc, tablet og smartphone.
- Det smarte ved e-arkiv er, at det kan integreres med økonomisystemet Ø90, som mange bruger i forvejen, siger Jens Juul Andersen.
Indtil videre bruger cirka 440 e-faktura og 400 har købt adgang til e-arkiv.
