Mange landmænd har spurgt os hos Sagro, om Arbejdstilsynet kan kræve tidsregistrering.
Arbejdstilsynet oplyser, at de ved tilsyn følger deres mangeårige praksis, hvor forholdene primært afdækkes gennem for eksempel interviews med medarbejdere og arbejdsgiver.
Netop derfor kan dokumentation for arbejdstid få stor betydning, hvis der opstår tvivl.
De lægger særligt mærke til, hvis:
- der kommer modstridende meldinger
- der er uenighed om arbejdstidens omfang
- eller der opstår tvivl om hviletid eller fridøgn
I sådanne situationer kan tidsregistrering blive brugt som et centralt grundlag i den samlede vurdering.
Det betyder i praksis:
Tidsregistrering er normalt ikke det første, Arbejdstilsynet kigger på - men det er ofte det, der bliver afgørende, hvis noget ikke stemmer.
Men arbejdstilsynet fører ikke målrettet kontrol med tidsregistrering
Det betyder, at Arbejdstilsynet ikke fører særskilt eller målrettet kontrol med tidsregistrering som et selvstændigt krav - sådan som SIRI gør.
I stedet fører de deres tilsyn ud fra mange års praksis, hvor de primært ser på:
- vagtplaner
- interviews med medarbejdere og arbejdsgiver
- hvordan arbejdet faktisk udføres i hverdagen
Formålet er at vurdere, om reglerne om, maksimal ugentlig arbejdstid, daglig hvileperiode og ugentligt fridøgn bliver overholdt i praksis.
Hjælper ved strid
Opstår der modstridende oplysninger. For eksempel hvis vagtplaner ikke stemmer overens med det, der kommer frem i interviews - vil Arbejdstilsynet gå grundigere til værks.
Og det er her, tidsregistrering kan blive afgørende.
I den situation er gennemsigtig og faktuel tidsregistrering det stærkeste værktøj, en arbejdsgiver har.
Hvad hvis medarbejdere ikke registrerer korrekt?
Arbejdstilsynet understreger, at loven skal overholdes og at medarbejdere har pligt til at efterleve reglerne
Men Arbejdstilsynet oplyser samtidig, at de ikke tager stilling til, hvilke personalemæssige sanktioner en arbejdsgiver bør bruge for at sikre korrekt tidsregistrering.
Det, de ser på, er derimod:
- om arbejdsgiveren har indført et system
- om medarbejderne er instrueret i korrekt brug
- og om arbejdsgiveren følger op, hvis registreringerne ikke bliver lavet korrekt
Arbejdstilsynet peger dermed klart på, at ansvaret for at kunne fremvise korrekt og brugbar dokumentation ligger hos arbejdsgiveren.
Hvis arbejdsgiveren ikke kan dokumentere arbejdstiden på en brugbar og gennemsigtig måde, vil Arbejdstilsynet i højere grad måtte lægge vægt på de oplysninger, der i øvrigt fremkommer under tilsynet, foreksempel gennem interviews og andre observationer.
Hvordan man konkret håndterer medarbejdere, der ikke registrerer korrekt, er et ledelsesmæssigt og ansættelsesretligt spørgsmål - men det ændrer ikke på arbejdsgiverens ansvar for dokumentationen.
Der findes ingen facitliste for, hvordan tidsregistrering skal se ud
Lav et enkelt system
Et vigtigt - og for mange frustrerende - budskab fra Arbejdstilsynet er, at de ikke kan give en fast opskrift på, hvornår tidsregistrering er "godkendt" som dokumentation.
Årsagen er enkel: De bruger ikke tidsregistrering som et fast værktøjog derfor findes der heller ikke faste krav til format eller detaljeringsniveau
Det efterlader mange arbejdsgivere i usikkerhed:
"Hvordan ved jeg, om det jeg har, er godt nok?"
Når der ikke findes en facitliste, anbefaler vi hos Sagro, at man tager udgangspunkt i selve lovkravet - nemlig at tidsregistrering skal være objektiv, pålidelig og tilgængelig.
Når der ikke findes faste krav fra Arbejdstilsynet, er det bedste råd ikke at jagte perfektion, men gennemsigtighed:
Sørg for, at tidsregistreringen afspejler det faktiske arbejde, sørg for, at registreringer kan forklares, hvis nogen spørger, sørg for, at ændringer kan ses og forstås.
