Hvordan får du det hele til at fungere i hverdagen? Nogle helt konkrete værktøjer, som samlet kan kaldes for "et net af struktur", kan få ledelsen til at fungere.

Tydeligere værdier er grundlaget for at få ledelsen til at fungere. De værdier, du ønsker, skal kendetegne din virksomhed og skal være tydelige for alle medarbejdere, så de ikke er i tvivl om, at de skal efterleves og overholdes.

Med værdier mener jeg eksempelvis, hvordan I behandler hinanden, dyrene og omgivelserne. Det kan også være, hvordan niveauet for orden er, eller om I går meget op i høj ydelse, eller om gennemsnitlig pasning er ok. Hvad er vigtigt for jer?

Når du har tydeliggjort dine værdier, skal du også selv efterleve dem for at få gennemslag på ledelsen. Hvis du selv er ryger, får det ikke nogen virkning at fortælle dine børn, at de skal lade være. Du skal være rollemodel for dine værdier og efterleve dem. Hvis du for eksempel ønsker orden på din bedrift, og at medarbejderne lægger ting på plads, hjælper det ikke at sige det og kalde det en værdi, hvis ikke du selv har orden omkring dig.

Når værdierne er på plads, skal du skabe et net af struktur. Det kan beskrives i fem hovedområder:

Rekruttering af den rigtige "attitude".

Klare roller og ansvarsfordeling.

Klare og tydelige forventninger til indsats og resultat.

Konstruktiv evaluering og opfølgning.

Kontinuerlig feedback og coaching

Rekruttering af den rigtige "attitude"

Din virksomhed skal kunne tiltrække de rigtige medarbejdere, så det første, du skal gøre, er at se på det image, din virksomhed har. Kan du tiltrække de typer, du gerne vil have ansat? I din struktur skal du have en strategisk plan for, hvordan du skaber det image, og som giver dig de rigtige ansøgere på lang sigt.

Attitude er det vigtigste, når du skal ansætte. Du behøver ikke se så meget på de faglige færdigheder, for det kan du lære din medarbejder, hvis personen har den rette attitude. Med attitude mener jeg lyst til at lære, lyst til at arbejde sammen med andre, ansvarlighed, ærlighed, initiativ med mere. Det er meget nemmere at se på, hvad en person har af skolegang og erfaringer, så det er tit det, man gør. Men det gør ledelsen mere effektiv, hvis du har de rigtige "attituder" ansat.

Du skal også have lavet et on-boarding program. Det vil sige, at du har en fast struktur for, hvordan du modtager en nyansat med personalehåndbog, der skal gennemgås og underskrives samt en fast oplæringsplan for den position, medarbejderen bliver ansat til. Strukturen skal også indeholde en plan for, hvordan du vil holde samtaler med medarbejderne. Det gælder både i opstarten og senere evalueringer samt MUS-samtaler.

Den faste struktur giver ro og tryghed for begge parter. Det er et arbejde at lave det første gang, men derefter bliver det meget enkelt og nemt.

Klare roller og ansvarsfordeling

Organisationsdiagrammet skal være helt tydeligt og forstået af alle. Det duer ikke, at fodermesteren er ansat med ansvar for besætningen, og at ejeren jævnligt træffer beslutninger hen over hovedet på fodermesteren.

Jeg er tilhænger af, at du som leder laver en fast struktur en gang for alle. Den skal være på den måde, som tjener virksomheden bedst. Det betyder, at der for hver position på gården er en fast række af opgaver og ansvarsområder. Det skal være skriftligt og tydeligt for alle.

Hvis en medarbejder ikke kan klare alle opgaver i positionen, må vedkommende trænes op i det. I dag sker der ofte det, at man flytter opgaven over til en anden i stedet for, men det giver konstant uro og usikkerhed. Det betyder med andre ord, at arbejdsplanen ikke skal laves efter, hvilke folk du har lige nu eller får ind, men dine folk skal trænes op i den arbejdsplan, der er bedst for virksomheden.

Lav et synligt ansvarsfordelingsskema og også en synlig kompetencetavle, så alle medarbejdere kender den. Kompetencetavlen skal være koblet på den enkelte medarbejders træningsplan.

Klare og tydelige forventninger til indsats og resultat

Ordene "klar" og "tydelig" går igen. Det er afgørende for god ledelse, at medarbejderen ved hvad, der skal laves, hvordan samt hvilket resultat, der forventes.

Der skal være skriftlige standardprocedurer for alle opgaver, så de bliver udført ens af alle. Det er det bedste for dyrene og kvaliteten i arbejdet, men det er også en tryghed for medarbejderne. Jeg hører ofte, at medarbejderne bliver usikre, når de kan se, at for eksempel fodermesteren og ejeren gør tingene forskelligt og giver forskellige instruktioner.

Standardprocedurerne skal trænes, og medarbejdere skal overhøres og tjekkes for, om de bliver fulgt. Det skal ske med mellemrum af nærmeste leder for at være sikker på, at standarden bliver overholdt.

Instruktioner skal være både mundtlige og skriftlige. Sidemandsoplæring er en god metode, hvis du er sikker på, at træneren gør det korrekt. Ellers får du de forkerte vaner lært ind i nye medarbejdere. Det ser vi ofte på, hvordan man flytter dyr, og hvordan man for eksempel overgiver arbejdsstedet fra aftenhold til morgenhold. Derfor skal du sikre, at træneren er den rigtige, og at sidemandsoplæringen fortsætter, til det ønskede niveau er nået. Derfor skal du have skrevet ned, hvad det rigtige niveau er.

Medarbejderen skal vide, hvilket resultat du forventer af arbejdet. Når din medarbejder er helt klar over, hvad forventningen er, giver det en tryghed, som også giver mere motivation til at udføre opgaverne.

Konstruktiv evaluering og opfølgning

Usikkerhed er en af de værste motivationsdræbere. Det betyder, at du skal være konsekvent med vejledning, hvis resultatet af arbejdet ikke er på plads. En hurtig snak er godt, men der skal også ligge en plan for evaluering med tal for, hvordan præstationen er. Det er ikke en metode, der er meget brugt i landbruget, men det er helt almindeligt i andre virksomheder.

Planen kan være en månedlig evaluering i starten og ellers hvert kvartal. Både du og medarbejderen giver karakter på en skala fra et til fem for en række egenskaber i jobbet. Det kan være kvalitet, effektivitet, jobkendskab, pålidelighed, punktlighed, selvstændighed, hygiejne og lignende. Det skal være et fast skema, som alle medarbejdere kender på forhånd.

Ved mødet gennemgår I alle punkterne og taler om de områder, hvor I har forskellige vurderinger, eller hvor der er noget, der skal ændres på. Naturligvis giver mødet også lejlighed til at anerkende medarbejderens indsats. Til sidst underskriver I begge referatet.

Kontinuerlig feedback og coaching

Ledelse er også at give feedback hele tiden. Du kan ikke sætte noget i gang og så regne med, at det kører af sig selv derfra. Du skal lave en fast systematisk kontakt til arbejdende ledere og teamledere. Du skal også fornemme virksomheden ved at bevæge dig rundt og tale med folk. Men husk, at du ikke skal underkende en ledende medarbejder eller tage beslutninger i den ledende medarbejders ansvarsområde.

I din struktur skal ligge et fast coachingforløb med dine ledende medarbejdere, så de bliver bedre og bedre til at lede og skabe resultater. Det skal ikke være engang imellem, eller når der er problemer, men det skal ligge i et fast skema, så coachingen bliver kontinuerlig og en del af kulturen.

Du skal ikke tale om dine medarbejdere som værende gode eller dårlige, men om hvordan du kan gøre dine medarbejdere bedre. ?