Mange landbrugsbedrifter gennemgår en betydelig udvikling i disse år. Strategiplaner og anvendelse af værktøjer til styring af projekter er en god hjælp til at føre bedriften igennem en proces med forandring og udvikling.
De fleste landmænd har driftsplanlægningen i faste rammer med en systematisk proces, hvor der lægges markplaner, foderplaner, budgetter med videre. I samme systematik indgår opfølgning via løbende driftskontroller, budgetopfølgninger og så videre. Som driftsleder er der dermed en fortløbende søge- og læreproces omkring udvikling af den daglige drift.
De løbende erfaringer fra driften sammenholdt med en strategiplan afleder typisk et kontinuerligt behov for forandringer. Forandringer kan omfatte mindre tiltag som at udskifte en maskine. Det kan også være udskiftning af en smågriseleverandør, reduktion af dødelighed blandt småkalve eller gennemførelse af større investeringer i nybygning, jordkøb med videre.
Det er væsentligt, at forandringsledelsen er en del af den samlede driftsledelse. Heri indgår, at der vælges de mest velegnede værktøjer til såvel den løbende driftsstyring som til ledelse af større og bevidst besluttede forandringer.
Brug projektværktøjer
Et godt værktøj til at gennemføre forandringer er at betragte dem som et projekt, hvor en helt simpel model er vist i figur 1.
Der tages udgangspunkt i et byggeprojekt, men modellen er alment gældende.
Forandringsprocessen ved et byggeprojekt får her tre faser, før det igen kan overgå til den normale drift. Selve udviklingsfasen er en selvfølge, men ofte vil planlægning og implementering tage mindst lige så mange ledelseskræfter. Hvis man ikke har mobiliseret de nødvendige kræfter, energi og tid til alle faserne, kan det koste mange penge eller måske helt forhindre, at det nye bliver en succes.
Planlægningsfasen er den billigste fase, og det er her, man skal frasortere løsninger, der ikke vil virke i praksis eller er urealistiske af forskellige årsager. Blandt de umiddelbart attraktive løsningsmuligheder skal der vurderes på konsekvenserne af de bedste, så det projekt, der vælges til slut, er optimeret så godt som muligt.
Det er en selvfølge, at projektet vurderes i forhold til:
Forudsætningen er, at hver enkelt udviklings- og forandringsproces er i overensstemmelse med de langsigtede mål. Mange har ikke nedskrevet de langsigtede mål og overordnede forventninger til forandringer i eksempelvis de kommende fem år i en strategiplan.
Det vanskeliggør alle andre planprocesser, da man mangler en referenceramme for hver enkelt konkret plan, der hver for sig let kan komme til at stå løsrevne i forhold til hinanden.
En overordnet plan giver overblik og hjælper samtidig til at holde fokus på hver af de enkelte delprojekter. Samtidig giver det nedskrevne grundlag bedre baggrund for at følge op på, om de enkelte resultater nås, og endelig kan den overordnede plan anvendes til kommunikation med eksterne interessenter herunder finansieringspartnere.
Måske er næste projekt derfor at få strategi og mål nedskrevet. I den proces vil blandt andet indgå en vurdering af bedriftens muligheder, svagheder, styrker og trusler, som hver enkelt delprojekt kan holdes op imod.
Selve planprocessen er den billigste i de fleste udviklingsprojekter. Her bruges primært en PC, papir og samtale med interessenter og rådgivere ja måske også med sig selv.
Brug analyser og alternativer
Der skal foretages analyser til vurdering af de enkelte alternative løsningsmuligheder, samt vurderes, hvordan projektet spiller sammen med den øvrige bedrift og interessenter, som for eksempel kan være myndigheder, naboer, medarbejdere, rådgivere, finansieringspartnere, familie og så videre.
Hvis der er tale om et større investeringsprojekt, er det også aktuelt at vurdere, hvorvidt investeringen vil øge værdierne på ejendommen, eller om det er ren forbrug af egenkapital. Det sidste sker typisk, hvis løsningerne bliver meget specielle og måske følelsesbetonede.
For at tage et banalt eksempel kunne man forestille sig, at et næsten nyt badeværelse bliver udskiftet, fordi man ikke kan lide blå fliser, men vil have et nyt med grønne fliser. Det tilfører ikke merværdi og kan endog give en negativ værdi, hvis grønne fliser opfattes som gamle og umoderne.
Det kan således være hensigtsmæssigt at vælge så fleksible og alment afprøvede løsninger som muligt, når det i øvrigt vurderes, at der kan nås lige så gode resultater med den øgede fleksibilitet.
Udviklingsfasen skal starte rigtigt
I mange landbrugssammenhænge vil udviklingsfasen starte med at indhente de nødvendige myndighedstilladelser. De er naturligvis helt nødvendige og kan føre til tilbageløb i forhold til planlægningsfasen.
På grund af tidsforbrug og usikkerheder i forhold til tilladelser fra myndighederne vælger mange at lade dele af planlægningen afvente, at man har de fornødne tilladelser. Det er ikke ideelt, men nok praktisk nødvendigt.
Afgørende er så, at hele analyse- og projektvalget er gennemført, før ansøgningen fremsendes således, at det alene er detailplanlægning og endelige kontrakter med håndværkere, der laves bagefter.
Kontrakter må være konkrete og præcise med angivelse af leverancens omfang og kvalitet inklusiv materialevalg samt tidsplan, pris og betalingsbetingelser.
Under gennemførelse af byggeriet skal man vurdere, om man selv har kompetencer og mulighed for at gennemføre byggetilsyn. Her kan det være afgørende for valget, om der er valgt en hovedentreprenør, eller om bygherren selv indgår kontrakter med flere håndværkere. I sidstnævnte tilfælde er det hensigtsmæssigt, at koordinationsmetoden aftales præcist med alle håndværkerne - og gerne som et element i forbindelse med kontrakten.
Samtidig med gennemførelse af byggeriet udvikles de øvrige elementer, der skal hænge sammen med det nye byggeri, hvad enten det er udvidelse af besætningen, udfasning af andre aktiver, omlægning af arbejdsgange eller andet, der kræver forberedelse.
Tænk også i medarbejdere
Hvis projektet øger medarbejderantallet, skal det også forberedes, så den nye medarbejder er klar, når bygningen er klar. Samtidig er det her vigtigt, at implementeringen er startet i forhold til eksisterende medarbejdere på bedriften.
Ofte må de levere en særlig stor indsats allerede i udviklingsfasen. Det er ikke alene den fysiske indsats, der er afgørende. Det er vigtigt, at medarbejdernes positive holdninger og engagement sikres i forhold til projektet. De skal derfor informeres om og ofte involveres i overvejelserne allerede i planlægningsfasen, så de forstår og accepterer projektets baggrund, mål og rammer.
Det stress, som ejeren kan føle under udviklingsfasen, må ikke gå ud over medarbejderne. Tværtimod kan de også selv have ekstra stresspåvirkninger i en sådan periode, hvorfor der netop kan være ekstra behov for at vise overblik, rolig adfærd og indlevelse.
Opmærksomhed på problemstillingen er det afgørende, for man skal naturligvis ikke gå rundt som en smilende robot. Overvej på forhånd, hvordan du henter dit eget overskud i perioden og drøft det med familie og medarbejdere som en åben proces. Undervejs er god løbende information og gerne egentlig involvering vigtig for at bevare engagement hos alle.
Igangsætningen er en afgørende fase
Det er vel vanskeligt at definere nogen fase som den væsentligste, men hvis det skal ske, vil det være implementeringsfasen. Her er de gode tanker og analyser i planlægningen gennemført, og der er brugt mange kræfter på at udvikle det nye anlæg. Nu skal det anvendes og ikke mindst leve op til de fastlagte forventninger og mål.
Byggeriet skal bindes sammen med alle andre elementer af bedriften, og der skal hentes de forudsatte og mulige synergier, produktionsresultater, rationalisering af arbejdsgange samt omkostningsforbrug.
Her kommer ledelsesindsatsen virkeligt til sin ret.
Indkøringstab er blevet et fast element i investeringsbudgetter og det er bestemt fornuftigt at afsætte midler til en indkøringsperiode. MEN tabet skal ikke tages som en naturlov. Det skal reduceres mest muligt via god forudgående planlægning samt en meget fokuseret ledelsesindsats i indkøringsperioden.
Indsatsen omfatter alle ledelsesdiscipliner fra synlig ledelse i forhold til medarbejdere til tæt overvågning og styring i forhold til tæt rapportering af indkøringsprocesser og produktionstal.
Alle er opmærksomme på det ekstraordinære ledelsesbehov i selve indflytningsperioden og laver de bedst mulige detailplaner for selve indflytningen og opstart af alle funktioner i den nye bygning. Det er godt, men ikke nok.
Til indkøringen hører også, at man får sammenhængene med den øvrige bedrift til at fungere optimalt, og at alle muligheder for at opnå samspil udnyttes.
Følg op på de opnåede resultater
Man skal have sine tal i fingrene efter ændringerne i produktionen, sådan at man igen kan aflæse advarselslamper, så snart de opstår, og man dermed igen har den umiddelbare fornemmelse for sammenhængene. Når det er opnået, er man nået tilbage til en situation med normal drift på et nyt grundlag, og implementeringsfasen kan overgå til driftsfasen.
Typisk skal man mindst gennem et helt driftsår, før alle sammenhænge er kørt på plads, og for så vidt angår opfølgning på de konkrete målsætninger, vil det være hensigtsmæssigt at følge op endnu længere for at sikre præcist nok, at målene nås.
Lær af erfaringerne
Generelt anvendes projekttankegangen i en søge- og læreproces.
Som et element i implementeringsprocessen ligger også en systematisk gennemgang og efterkalkulation af projektet, så man i muligt omfang får rettet eventuelle fejltagelser samt via evalueringen lærer mest muligt som erfaring til efterfølgende projekter.
Den løbende søge- og læreproces er nyttig og medvirker til at projektprocessen kan anvendes generelt i forhold til udviklings- og forandringstiltag på bedriften.
Nogle gange opstår der situationer, hvor man skal handle hurtigt, så der ikke er plads til en længere planproces i situationen. Det kan jo gå godt, men det er nok værd at huske på ordsproget om, at held opstår der, hvor god planlægning møder muligheden.
Det er således en del af den strategiske proces at vurdere kritiske områder, hvor det vil være godt at have en skuffeplan parat i tilfælde af, at muligheden eller problemstillingen skulle opstå.
Det kan gælde situationer lige fra muligheden for at købe et stykke jord til, hvad der skal gøres ved strømsvigt eller sygdomsudbrud i besætningen. Dermed bliver planlægning og projektmodellen et aktivt værktøj til at afsøge og understøtte muligheder samt at nedbringe risikoen i forhold til bedriftens økonomi.
Med andre ord er den gode planlægning generelt afgørende for et godt resultat.69525
