Websitet anvender cookies og lokal lagring bl.a. for at huske dine indstillinger og til statistik.
Ved at bruge sitet accepterer du dette.   Læs mere

OK

Vær' opmærksom på nye regler om persondata

Af JOF - 7. nov. 2018 KL. 13:00

Med den nye Persondataordning følger en masse regler, som man som virksomhedsejer skal være opmærksom på.

De fleste har hørt om reglerne om sletning af persondata, som følger med persondataforordningen. Patriotisk selskab gør i en pressemeddelelse opmærksom på, hvad man som virksomhedsejer skal huske på.

- Reglerne om sletning gælder alle personoplysninger, der opbevares og behandles digitalt. Hvad angår personoplysninger, som opbevares fysisk, omfatter reglerne personoplysninger i registre. Med andre ord skal man sørge for at destruere personoplysninger i eksempelvis lønmappen og mappen med lejekontrakter, når man ikke længere må opbevare dem, siger seniorkonsulent og reg. revisor Christian Damsgaard, Patriotisk Selskab i pressemeddelelsen.

Hvornår skal du slette personoplysninger?

- Virksomheder skal som udgangspunkt slette alle persondata, som ikke længere er nødvendige. Det store slettearbejde udføres i forbindelse med, at virksomheden gøres klar til Persondataforordningen. Her er det nødvendigt at danne sig et overblik over, hvilke personoplysninger virksomheden ligger inde med, hvad de bruges til og hvor de ligger ? og så skal alt, som der ikke er behov for, destrueres?, supplerer juridisk seniorkonsulent Bodil Just, Patriotisk Selskab og uddyber:

- Herefter skal virksomheden løbende slette personoplysninger, når de ikke længere er relevante. Det kan for eksempel være, hvis en medarbejder stopper, en lejer flytter, eller samarbejdet med en privat samarbejdspartner ophører. Det kan også være, hvis en person tilbagetrækker sit samtykke, til at virksomheden må behandle bestemte personoplysninger.

Lav en sletteprocedure

Patriotisk Selskab anbefaler, at der laves en fast procedure for sletningen af persondata:

- Det kan gøres ved at dele databehandlingen ind i områder. Herefter kan man lade sine medarbejdere være ansvarlige for det område, de arbejder med. For eksempel kan den medarbejder, der behandler oplysninger om medarbejdernes ansættelse, være ansvarlig for, at personoplysningerne i relation hertil slettes, når der ikke længere er brug for dem?, siger Bodil Just, og Christian Damsgaard istemmer:

- Vi vurderer, at en god løsning kan være at sætte en fast begivenhed i kalenderen en gang om året, hvor oplysninger gennemgås, og det, der ikke længere er relevant, slettes.

- Men vær opmærksom på, at hvis nogen trækker et samtykke tilbage, så er det ikke godt nok at vente til næste gang, der popper en begivenhed op i kalenderen ? så skal personoplysningerne derimod slettes hurtigst muligt, siger Bodil Just.

- Hvis man har en større virksomhed, anbefaler vi, at man laver et regelsæt om sletning af personoplysninger til sine medarbejdere, så de kan få indarbejdet nogle gode slettevaner. Husk bl.a. at få med, at personoplysninger skal slettes alle steder. Også, hvis de for eksempel ligger i indbakken eller under sendt post i mailprogrammet ? eller måske i en eller anden undermappe et sted på computeren, påpeger Christian Damsgaard.

Undtagelser fra slettereglerne

Ingen regler uden undtagelser ? det gælder også Persondataforordningen:

- Ifølge bogføringsloven skal bestemte typer af persondata opbevares i fem år ? og her er det bogføringsloven, man skal rette sig efter, siger Christian Damsgaard.

- Hvad angår jobansøgninger, må de opbevares i seks måneder. Herefter skal de slettes fra indbakken, og hvor de ellers måtte være gemt henne. Hvis man gerne vil opbevare en ansøgning længere tid, skal man indhente et samtykke til det, siger Bodil Just og afslutter:

- Har der været en arbejdsskade i virksomheden, skal man også altid gemme dokumenter i relation hertil, selvom de indeholder persondata - også hvis medarbejderen ikke arbejder i virksomheden længere. Man kan nemlig gå hen og få brug for dokumenterne. Det samme gælder, hvis nogen har rettet et krav mod ens virksomhed, for eksempel en medarbejder eller en lejer.

Få nyhederne først!Nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og vær på forkant med dagens landbrug.

 

Læs maskinbladet på

Læs maskinbladet på desktop

Desktop

Læs maskinbladet på tablet og smartphone

Tablet & smartphone

Læs maskinbladet på nyhedsbrev

Nyhedsbrev

Læs maskinbladet på print og iPaper

Print og iPaper

reklame